систематизация конторских бумаг
Aug. 11th, 2016 08:24 pm![[identity profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/openid.png){kind=small}
white-thesis.livejournal.com posting in ![[community profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/community.png){kind=small}
useful_faqПосоветуйте pls какой-либо устоявшийся и отлаженный подход к систематизации бумаг (файлы doc и pdf - электронные копии бумаг) очень небольшой конторы.
Контора старая, более 10к штук накопили, хрен что найдешь.
UPD
Речь не идет о системе документооборота или чем-то подобном.
Надо тупо разложить по полочкам 10к файлов, писем, протоколов.
Ну, например: протокол совещания на 4 юрлица, где обсуждалось 3 вопроса: перспективы нового проекта (в реализацию не пошел), эксплуатационные замечания по другому проекту и участие в выставке с рассмотрение вариантов стенда.
Вот я реально не понимаю КУДА этот протокол можно отнеси: к однму из этих 4 юриков? По копии всем четырем? И по копии во всем три проекта?
Общая задача - раскидать эти файло (а кроме собственно документов с текстом там еще туева хуча технической документации, методические материалы, сертификаты и так далее и тому подобное.
Поиск по тексту документов не нужен. Нужна _логичная_ и очевидная система рубрикации материалов. Чтобы потом быстро найти всё, имеющее отношение к какой-то конкретной теме: например все, что имеет отношнение к ООО "Вектор" или все данные про используемым телеграфным адаптерам или контакты дизайнера, который 6 лет назад делал нам баннер.
UPD
Не технология! Логика!
Контора старая, более 10к штук накопили, хрен что найдешь.
UPD
Речь не идет о системе документооборота или чем-то подобном.
Надо тупо разложить по полочкам 10к файлов, писем, протоколов.
Ну, например: протокол совещания на 4 юрлица, где обсуждалось 3 вопроса: перспективы нового проекта (в реализацию не пошел), эксплуатационные замечания по другому проекту и участие в выставке с рассмотрение вариантов стенда.
Вот я реально не понимаю КУДА этот протокол можно отнеси: к однму из этих 4 юриков? По копии всем четырем? И по копии во всем три проекта?
Общая задача - раскидать эти файло (а кроме собственно документов с текстом там еще туева хуча технической документации, методические материалы, сертификаты и так далее и тому подобное.
Поиск по тексту документов не нужен. Нужна _логичная_ и очевидная система рубрикации материалов. Чтобы потом быстро найти всё, имеющее отношение к какой-то конкретной теме: например все, что имеет отношнение к ООО "Вектор" или все данные про используемым телеграфным адаптерам или контакты дизайнера, который 6 лет назад делал нам баннер.
UPD
Не технология! Логика!
no subject
Date: 2016-08-12 01:44 am (UTC)либо поглядеть на опенсорс, либо майкрософтный офис, там наверняка эта задача решена полностью и бесповоротно. С PDF вероятно у адоби ест попродвинутее, н оскорее весго офис это покрывает.
Тем более что у них есть всякие шутки типа серверов для малого бизнеса и эксченджей.
Или как по модному - сунуть все в гуголь докс, и создать лейблы. гуглы все это индексируют. Стоимость для бизнеса наверняка невелика.
У майкрософта для этого есть sharepoint или онлайновый Office 365 (https://goo.gl/nnxpUc). Там все это плюс куча дополнительного.
Если бы бизнес был побольше и документов много структурированных - неплохое решение гугольный же yellowbox и к нему описания структур, если нетиповые или особенные.
Или еще проще - лучше и проще файловой системы ничего толком не придумано. стурктурировання система фолдеров и усе.
Для ссылочных копий документов в разных местах - симлинк (https://goo.gl/KYttXS)
Оно сто лет в виндах но люди про нее и не знают. Делать либо простенькой утилиткой (http://www.pearlmagik.com/winbolic/), коих мильон, либо FAR manager сам умеет.
Оно предельно просто - там опций буквально ничего. И проблема с попаданием в разные категории решается.
Плюс все ввели нонче теги к файлам, что и раньше было доступно - но сейчас и для домохозяек..
для инденксации раньше гуголь и майкрософт чего-то выпускали, дектопное. Наверняка оно как-то и осталось.
или тот же опенсорс, вот первое попавшееся http://docfetcher.sourceforge.net/en/index.html. И есть куда более интересные индексаторы.
Вообще, надо понимать что с такой задачей вы сталкиваетесь не первые, и она давно решена, или бесплатно и кривовато, либо за умеренное бабло поудобнее.
Тем более юридические документы.
no subject
Date: 2016-08-12 07:54 am (UTC)я бы даже посоветовал хардлинк
симлинк поломается, если исходный "оригинальный" файл удалить или переместить, хардлинк - нет
no subject
Date: 2016-08-12 12:11 pm (UTC)Не говоря о том, что каталог совершенно необязательно должен быть на том же диске и томе (что и будет разумным).
no subject
Date: 2016-08-12 12:12 pm (UTC)