систематизация конторских бумаг

[white-thesis.livejournal.com]

Посоветуйте pls какой-либо устоявшийся и отлаженный подход к систематизации бумаг (файлы doc и pdf - электронные копии бумаг) очень небольшой конторы.
Контора старая, более 10к штук накопили, хрен что найдешь.

UPD
Речь не идет о системе документооборота или чем-то подобном.
Надо тупо разложить по полочкам 10к файлов, писем, протоколов.

Ну, например: протокол совещания на 4 юрлица, где обсуждалось 3 вопроса: перспективы нового проекта (в реализацию не пошел), эксплуатационные замечания по другому проекту и участие в выставке с рассмотрение вариантов стенда.
Вот я реально не понимаю КУДА этот протокол можно отнеси: к однму из этих 4 юриков? По копии всем четырем? И по копии во всем три проекта?

Общая задача - раскидать эти файло (а кроме собственно документов с текстом там еще туева хуча технической документации, методические материалы, сертификаты и так далее и тому подобное.

Поиск по тексту документов не нужен. Нужна _логичная_ и очевидная система рубрикации материалов. Чтобы потом быстро найти всё, имеющее отношение к какой-то конкретной теме: например все, что имеет отношнение к ООО "Вектор" или все данные про используемым телеграфным адаптерам или контакты дизайнера, который 6 лет назад делал нам баннер.

UPD
Не технология! Логика!

Comments

[shkslj.livejournal.com]

Рулон, ну или свитки.

[spelller.livejournal.com]

База данных в MSSQL'e или MySQLe с полнотекстовой индексацией. Или даже в MongoDB. Любой студент-недвоечник за месяц слабает (это если лениться будет, если не будет - быстрее).

[karpion.livejournal.com]

Вообще-то, студент должен разбираться в docflow данной конторы.

И ещё надо на каждый бумажный документ поместить уникальный номер, чтобы, найдя его в БД, можно было быстро найти бумажный оригинал.

[spelller.livejournal.com]

Насколько я понимаю, у конторы есть просто накопившийся архив-файлопомойка, в котором охота навести минимальный порядок. Автоматизация документооборота вроде как в условия задачи не входит ;) Да и контора, по условиям, вроде как маленькая совсем, какое уж там докфлоу -"Мааань, ты платежку вчерашнюю куды дела? А фактура к ней хде? А накладная?"

>И ещё надо на каждый бумажный документ поместить уникальный номер, чтобы, найдя его в БД, можно было быстро найти бумажный оригинал.

Это да, но это уже проблема эксплуатанта базы, а не студента ;) Можно для этой цели нанять студентку, тупую, но старательную.

[chapai67.livejournal.com]

индексатор или виндовый или опенсорсный будет попроще студентки.

[spelller.livejournal.com]

Ну, на бумажные-то документы номера ставить кто-то должен же будет.

[chapai67.livejournal.com]

какие номера? сканирование и OCR,затм индексация контента - затем из него делается выжимка. Так же можно поиграться со структурой документа..
может быть проще разлождить по каталогам вручную, один раз. Может проще играться с даджестом и структурой.

[josefinebaker.livejournal.com]

А сканирование-то кто будет осуществлять? Класть бумажку в сканер?

[chapai67.livejournal.com]

Как обычно - автоподатчик и секретарша.
Но по условию то все документы - уже сканированные.

[spelller.livejournal.com]

Упдейт прочитал - ну, есть, конечно, методологические решения определенные (IDEF?), но не факт, что они вам принесут пользу в тех масштабах, которые вам потребны. Хотя и могут натолкнуть на мысли в правильном направлении. Но единого подхода все равно нет и быть не может, слишком это завязано на конкретную ситуацию и требования.
(А дальше - все-таки студент... ;))

[sola-menta.livejournal.com]

Название файла / форма документа (договор, счет, протокол и т.п.) / тема документа / организации в документе / персоны в документе / дата документа

можно добавить еще рубрики, если нужно, но, возможно, и этого хватит.

[to-se.livejournal.com]

софтина для домашней бибитотеки.
И библиотекарь со знанием делопроизводста, MBA как минимум.
Ну а максимим ПТУ соответствующий Факультет.
Но это фантастика.
А вот MBA это реальность, только учить придётся, хотя бы не ссать мимо раковины.

[spelller.livejournal.com]

>библиотекарь со знанием делопроизводста, MBA как минимум

в Незримом Университете, евпочя, с этой задачей справлялся орангутанг ;)

[ritamustard.livejournal.com]

Постою послушаю. Очень актуальная проблема.

[spelller.livejournal.com]

IDEF

[zhegloff.livejournal.com]

Если вы хотите логичную и четкую систему рубрикации, то о раскладывании по папочкам забудьте...

[prine75.livejournal.com]

Напишите в сообщество flylady или flybaby - там  монстры удобной организации всего.

[saver-ag.livejournal.com]

эээ, теги?

[sam-honsu.livejournal.com]

с языка сняли

[seraph6.livejournal.com]

+100

Один файл с протоколом совещания 4 юрлиц -> 4 тэга с именем каждого из них + 5 тэг "протоколы совещаний". Кактотак.

[chapai67.livejournal.com]

21 век же - какие студенты?
либо поглядеть на опенсорс, либо майкрософтный офис, там наверняка эта задача решена полностью и бесповоротно. С PDF вероятно у адоби ест попродвинутее, н оскорее весго офис это покрывает.
Тем более что у них есть всякие шутки типа серверов для малого бизнеса и эксченджей.

Или как по модному - сунуть все в гуголь докс, и создать лейблы. гуглы все это индексируют. Стоимость для бизнеса наверняка невелика.

У майкрософта для этого есть sharepoint или онлайновый Office 365 (https://goo.gl/nnxpUc). Там все это плюс куча дополнительного.

Если бы бизнес был побольше и документов много структурированных - неплохое решение гугольный же yellowbox и к нему описания структур, если нетиповые или особенные.

Или еще проще - лучше и проще файловой системы ничего толком не придумано. стурктурировання система фолдеров и усе.
Для ссылочных копий документов в разных местах - симлинк (https://goo.gl/KYttXS)
Оно сто лет в виндах но люди про нее и не знают. Делать либо простенькой утилиткой (http://www.pearlmagik.com/winbolic/), коих мильон, либо FAR manager сам умеет.
Оно предельно просто - там опций буквально ничего. И проблема с попаданием в разные категории решается.
Плюс все ввели нонче теги к файлам, что и раньше было доступно - но сейчас и для домохозяек..

для инденксации раньше гуголь и майкрософт чего-то выпускали, дектопное. Наверняка оно как-то и осталось.
или тот же опенсорс, вот первое попавшееся http://docfetcher.sourceforge.net/en/index.html. И есть куда более интересные индексаторы.

Вообще, надо понимать что с такой задачей вы сталкиваетесь не первые, и она давно решена, или бесплатно и кривовато, либо за умеренное бабло поудобнее.
Тем более юридические документы.

[aterentiev.livejournal.com]

>Для ссылочных копий документов в разных местах - симлинк

я бы даже посоветовал хардлинк
симлинк поломается, если исходный "оригинальный" файл удалить или переместить, хардлинк - нет

[chapai67.livejournal.com]

ну и что будет, если потребуется удалить линк из другого каталога? Люди удалят как файл - и куку.
Не говоря о том, что каталог совершенно необязательно должен быть на том же диске и томе (что и будет разумным).

[aterentiev.livejournal.com]

что значит куку? удалишь в одном месте - в другом останется, это ХАРДлинк

[bethor-rus.livejournal.com]

"Надо тупо разложить по полочкам 10к файлов, писем, протоколов."
Полочки - в библиотеке. Библиотечное дело - вопрос разработанный. Два-три дня на раскопки по теме и золотой ключик в кармане.
ПС Мое мнение: Хвататься за работу и быть "ни ухом ни рылом" в теме - моветон. А-ля "Джамшут&Равшан". Да.

[drakkonka.livejournal.com]

Ну, вам тут много полезного насоветовали, я могу только подкинуть самый простой вариант, который сама использую. Правда, у меня и файлов вполовину меньше, и я с самого начала все рабочие документы каталогизировала, пока помнила о чем они. Не представляю, сколько времени сейчас заняло бы все это открыть, просмотреть и занести в БД.

У меня просто табличка в Экселе, строчки — документы, столбцы — свойства. Например, как бы я занесла вышеописанный протокол: название документа и ссылка на файл, ячейка — категория документа (протокол, письмо, отчет и т.п.), по ячейке на каждое из юр.лиц, по ячейке на каждый обсуждавшийся проект, отдельная ячейка — дата, ячейка — примечания. Столбиков всегда можно добавить столько, сколько надо. На верхней строчке каждого столбца автофильтр, так что всегда можно вытащить все относящееся к конкретному проекту или юрику, или отсортировать по нескольким параметрам, типа какие документы по конкретному юрлицу есть за заданный период времени. Сами файлы на диске распиханы во вложенные папки по годам и месяцам создания, так что можно и без ссылки его найти, достаточно посмотреть на дату в таблице.

[radvi-sasha.livejournal.com]

составьте список категорий по пунктам.
если надо, то с подпунктами.
каждому пункту присвойте цвет.
если есть подкатегории, то цвет подкатегорий свяжите с цветом корневой категории. например, красный - оранжевый, розовый; синий - голубой, фиолетовый.
дальше используете цветные папки и цветные стикеры. стикеры клеите как на сами папки, так и на файлы внутри папок. вкладыши-разделители в папках используете по тому же цветному маркеру. да, цветные маркеры для подписей на папках тоже можно использовать.
в каждой папке первый лист - список того, что в этой папке есть.
если одно дело разбито на несколько папок, используете нумерацию типа 2/3, т.е. вторая папка из трех.
используйте "архивные" коробки. это такие картонные ящики. в один ящик собираете папки и всякий неформат по одному делу. тоже с описью. список приклеиваете на боковую стенку снаружи или на крышку изнутри.

[josefinebaker.livejournal.com]

А зачем рассортировывать документы? Пусть лежат как лежат, а ярлыки на них можно дублировать двадцать раз:
один ярлык - в папку протоколы,
другой - в папку ООО 1
третий - в папку ООО 2
....
шестой - в папку "Проект 1"
седьмой - в папку "Проект 2"
...
Вуаля

Или то же самое, только это будут не папки, а текстовые или табличные файл со ссылками.