систематизация конторских бумаг
Aug. 11th, 2016 08:24 pm![[identity profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/openid.png){kind=small}
white-thesis.livejournal.com posting in ![[community profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/community.png){kind=small}
useful_faqПосоветуйте pls какой-либо устоявшийся и отлаженный подход к систематизации бумаг (файлы doc и pdf - электронные копии бумаг) очень небольшой конторы.
Контора старая, более 10к штук накопили, хрен что найдешь.
UPD
Речь не идет о системе документооборота или чем-то подобном.
Надо тупо разложить по полочкам 10к файлов, писем, протоколов.
Ну, например: протокол совещания на 4 юрлица, где обсуждалось 3 вопроса: перспективы нового проекта (в реализацию не пошел), эксплуатационные замечания по другому проекту и участие в выставке с рассмотрение вариантов стенда.
Вот я реально не понимаю КУДА этот протокол можно отнеси: к однму из этих 4 юриков? По копии всем четырем? И по копии во всем три проекта?
Общая задача - раскидать эти файло (а кроме собственно документов с текстом там еще туева хуча технической документации, методические материалы, сертификаты и так далее и тому подобное.
Поиск по тексту документов не нужен. Нужна _логичная_ и очевидная система рубрикации материалов. Чтобы потом быстро найти всё, имеющее отношение к какой-то конкретной теме: например все, что имеет отношнение к ООО "Вектор" или все данные про используемым телеграфным адаптерам или контакты дизайнера, который 6 лет назад делал нам баннер.
UPD
Не технология! Логика!
Контора старая, более 10к штук накопили, хрен что найдешь.
UPD
Речь не идет о системе документооборота или чем-то подобном.
Надо тупо разложить по полочкам 10к файлов, писем, протоколов.
Ну, например: протокол совещания на 4 юрлица, где обсуждалось 3 вопроса: перспективы нового проекта (в реализацию не пошел), эксплуатационные замечания по другому проекту и участие в выставке с рассмотрение вариантов стенда.
Вот я реально не понимаю КУДА этот протокол можно отнеси: к однму из этих 4 юриков? По копии всем четырем? И по копии во всем три проекта?
Общая задача - раскидать эти файло (а кроме собственно документов с текстом там еще туева хуча технической документации, методические материалы, сертификаты и так далее и тому подобное.
Поиск по тексту документов не нужен. Нужна _логичная_ и очевидная система рубрикации материалов. Чтобы потом быстро найти всё, имеющее отношение к какой-то конкретной теме: например все, что имеет отношнение к ООО "Вектор" или все данные про используемым телеграфным адаптерам или контакты дизайнера, который 6 лет назад делал нам баннер.
UPD
Не технология! Логика!
no subject
Date: 2016-08-12 06:46 pm (UTC)У меня просто табличка в Экселе, строчки — документы, столбцы — свойства. Например, как бы я занесла вышеописанный протокол: название документа и ссылка на файл, ячейка — категория документа (протокол, письмо, отчет и т.п.), по ячейке на каждое из юр.лиц, по ячейке на каждый обсуждавшийся проект, отдельная ячейка — дата, ячейка — примечания. Столбиков всегда можно добавить столько, сколько надо. На верхней строчке каждого столбца автофильтр, так что всегда можно вытащить все относящееся к конкретному проекту или юрику, или отсортировать по нескольким параметрам, типа какие документы по конкретному юрлицу есть за заданный период времени. Сами файлы на диске распиханы во вложенные папки по годам и месяцам создания, так что можно и без ссылки его найти, достаточно посмотреть на дату в таблице.